Co to w ogóle jest zasada Pareto?
To reguła wywodząca się z obserwacji włoskiego ekonomisty Vilfredo Pareto, który stworzył matematyczne równanie opisujące nierówny podział dóbr w swoim Państwie. Zauważył, że 80% bogactwa Włoch jest w rękach zaledwie 20% ich mieszkańców, a 80% Włochów musi podzielić się pozostałymi 20%.
Joseph Juran stwierdził, że zasada, którą dostrzegł Pareto, dotyczy także wielu innych dziedzin życia [1]. Zakłada się, że można ją wykorzystać również do określania wydajności zespołu. W tym kontekście warto zrozumieć ją jednak trochę szerzej. Nie zawsze 20% osób będzie wykonywało 80% efektywnej pracy. Może to równie dobrze być 14% osób wykonujących 86% czy 27% wykonujących 73% [2]. Fakt faktem – nie ma na świecie takiego zespołu, który pracowałby równomiernie.
Pracusie i leniuchy?
Pierwsze co przychodzi na myśl po lekturze pierwszego akapitu to to, że mamy do czynienia z osobami pracowitymi i leniwymi. Taki podział wydaje się zgodny z doświadczeniami, ale nie do końca jest prawdziwy. W każdym miejscu pracy znajdzie się (z reguły większa) grupa osób, która nie będzie dawała z siebie wiele. Dla równowagi w każdym zespole jest też kilkoro bardzo efektywnych pracowników – tak zwanych Supergwiazd [3]. To właśnie te osoby, które wykonają większość znaczącej pracy. W zarządzaniu każdym zespołem może okazać się przydatne zidentyfikowanie najbardziej efektywnych pracowników. Dzięki temu łatwiej będzie odpowiednio zagospodarować czas, który przełożony ma na zarządzanie.
Pomocny w tym zadaniu może być intrabot. Narzędzie zachęca do wypełniania CRMu po skończeniu pracy, co przy podsumowaniach będzie zachęcało osoby leniwe lub pracujące powoli do bardziej sprawnego działania. Z drugiej strony intrabot pozwoli zidentyfikować pracowników o wysokim potencjale. Wskaże to zarządowi tych, na których rozwoju warto skupić uwagę.
Czy istnieją wydajni lenie?
Wracając też na chwilę do tematu lenistwa i pracowitości – są branże, w których dobrze być pracowitym i znowu takie, w których dobre jest lenistwo. Warto w tym miejscu przytoczyć Billa Gatesa:
„Do wykonania skomplikowanego zadania wybiorę osobę leniwą, ponieważ to właśnie leń znajdzie na takie zadanie prosty sposób.”
Tak więc choćby wśród programistów lenistwo może zwiększać efektywność prac. Sam problem motywacji i chęci do pracy też jest bardziej złożony i nie należy podchodzić do niego linearnie [4].
Supergwiazdy nie zawsze będą świecić tak jasno
Mniejsza część pracowników, która obecnie niesie na swoich barkach firmę, nie musi tego robić zawsze. Można nawiązać tutaj do cyklu życia gwiazd – ciał astronomicznych. Najmocniej świecące gwiazdy też się kiedyś wypalają, przechodząc albo w słabiej świecące ciała niebieskie, albo w pochłaniające światło czarne dziury. Podobny cykl życia może czekać obecną Supergwiazdę w Twojej firmie [7]. W takiej sytuacji warto, by pałeczkę po niej przejął ktoś z organizacji, kto obecnie nie wykazuje aż takiego potencjału. Pod wpływem sytuacji może okazać się wystarczająco dobry.
Różne role w zespole
Jak widać na podstawie powyższych przykładów, zasada Pareto w żadnym wypadku nie sugeruje, że większość pracowników w zespole można byłoby zastąpić osobami bardziej efektywnymi. Kolejny dowód jest taki, że ludzie, którzy cechują się mniejszą wydajnością, mogą po prostu pełnić inne a nie mniej ważne role w teamie.
Obecnie dużą popularnością [5, 6] cieszy się następujący podział ról w zespole oparty o analizę zachowań ludzi o różnych cechach osobowości i charakterze:
- Zorientowani na rezultat
- Zorientowani na relacje
- Zorientowani na proces
- Innowatorzy
- Pragmatycy
W tym podziale ciekawe jest to, że jedna osoba może należeć do kilku typów równocześnie i każdy z tych typów określa się procentowo dla całego zespołu, nie dla każdego członka osobno (więcej informacji w literaturze: 5).
Role a wydajność pracy
Zorientowani na rezultat to urodzeni liderzy, którzy chcą dowieźć wyznaczone cele i zrobią wiele, by im się to udało. To jedni z najbardziej wydajnych pracowników.
Zorientowani na relacje to osoby, które są „klejem” każdego teamu. Dzięki nim różnorodne osobowości i charaktery współpracują ze sobą i działają jak dobrze naoliwiona maszyna. Jeśli nie należą do żadnego innego typu – niekoniecznie muszą być osobami o dużej wydajności pracy. Usunięcie ich z zespołu spowoduje jednak znaczące straty moralne i zatory komunikacyjne.
Zorientowani na proces to sumienni, trzymający się wyznaczonych szlaków pracownicy, dla których ważne jest wypełnianie wyznaczonych celów. Są bardzo skutecznymi rzemieślnikami przy precyzyjnie wyznaczonych przez lidera celach. W takim wypadku oni również są bardzo wydajni.
Innowatorzy to pewnego rodzaju opozycja osób zorientowanych na proces i pragmatyków. Próbują przewidywać wyzwania i dostrzegać trendy. Na podstawie dostrzeganych zależności generują nowe idee. Ich efektywność jest z tego powodu nierówna i chaotyczna, ale to oni odkrywają i wyznaczają nowe drogi, które mogą okazać się bardziej skuteczne niż tradycyjne podejścia.
Pragmatycy są z kolei uparci i praktyczni. Racjonalnie podważają nowe pomysły. Naciskają na realistyczne podejście do spraw. Do tego lubią pracować. Jak widać to kolejny typ osób, których osobowość i charakter skłaniają do wysokiej efektywności.
Jak wykorzystać Zasadę Pareto?
Zasada Pareto jest raczej dobrym opisem rzeczywistości i może być, przy trafnej diagnozie, wskazówką dla zarządu, w które osoby warto inwestować czas i wysiłki, a którym dać czas na rozwój lub pozwolić na pełnienie innych funkcji w zespole.
Reguła Pareto w żadnym wypadku nie jest zaproszeniem do rozmów z mniej wydajnymi pracownikami czy też innych sposobów wywierania na nich nacisku, by dorównali Supergwiazdom. Raczej zaproszeniem dla zarządu do przyjrzenia się całej organizacji. Może okazać się, że mniej wydajni pracownicy pełnią po prostu w zespole inne funkcje, które ułatwiają optymalne funkcjonowanie pozostałych. Może warto rozważyć raczej ich stanowisko, i zakres obowiązków, a nie skupiać się tylko na tym, że nie dowożą założonych KPIów.
